Apa Itu Apostille?

Apostille adalah sertifikat yang digunakan untuk mengautentikasi asal suatu dokumen publik agar dapat digunakan di negara lain yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille.

Indonesia mengesahkan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents melalui Perpres No. 2 Tahun 2021. Konvensi ini bertujuan menyederhanakan proses legalisasi dokumen publik antarnegara peserta.

Dengan mekanisme Apostille, proses yang sebelumnya dapat melibatkan rangkaian legalisasi diplomatik atau konsuler dapat disederhanakan menjadi satu sertifikat Apostille untuk dokumen yang termasuk dalam cakupan Konvensi.

Indonesia sendiri mulai menerapkan Konvensi Apostille pada 4 Juni 2022.

Dokumen Apa Saja yang Bisa Menggunakan Apostille?

Konvensi Apostille pada dasarnya mencakup dokumen publik.

Dalam Konvensi tersebut, dokumen publik antara lain mencakup:

• dokumen yang berasal dari pengadilan atau lembaga peradilan;
• dokumen administratif;
• dokumen yang dibuat oleh notaris; dan
• sertifikat resmi yang dilekatkan pada dokumen yang ditandatangani oleh seseorang dalam kapasitas perdata tertentu.

Dalam praktiknya, kebutuhan Apostille dapat muncul untuk berbagai dokumen yang akan digunakan di luar negeri, misalnya dokumen pendidikan, dokumen notarial, dokumen perusahaan, atau dokumen administratif tertentu.

Namun, tidak semua dokumen otomatis dapat diapostille.

Dokumen yang akan diajukan tetap harus memenuhi persyaratan dan termasuk dalam cakupan layanan Apostille.

Apostille Bukan Sekadar “Cap”

Ini bagian yang sering disalahpahami.

Apostille bukan berarti pemerintah Indonesia menyatakan bahwa isi dokumen tersebut benar atau menjamin isi dokumennya.

Fungsi Apostille berkaitan dengan keaslian tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani dokumen, serta identitas segel atau cap yang melekat pada dokumen.

Jadi, Apostille lebih tepat dipahami sebagai mekanisme autentikasi dokumen untuk kebutuhan penggunaan lintas negara, bukan pemeriksaan terhadap seluruh isi dokumen.

Kapan Dokumen Membutuhkan Apostille?

Apostille dibutuhkan ketika dokumen publik Indonesia akan digunakan di negara yang mengakui Konvensi Apostille dan dokumen tersebut termasuk dalam cakupan konvensi. Layanan resmi AHU juga menegaskan bahwa layanan Apostille berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille.

Contohnya dapat terjadi ketika perusahaan perlu menggunakan dokumen di luar negeri untuk:

• keperluan bisnis;
• pendirian atau administrasi perusahaan;
• transaksi atau kerja sama internasional;
• keperluan pendidikan;
• keperluan pekerjaan;
• keperluan hukum atau administrasi lainnya.

Karena setiap negara dapat memiliki persyaratan tambahan, perusahaan tetap perlu mengecek dokumen apa yang diminta oleh pihak atau instansi di negara tujuan.

Bagaimana Prosedur Pengajuan Apostille di Indonesia?

Secara umum, proses pengajuan dilakukan melalui layanan Legalisasi Apostille Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU), Kementerian Hukum.

Berikut langkah-langkahnya.

1. Siapkan dokumen yang akan digunakan di luar negeri
   Pastikan dokumen yang akan diajukan merupakan dokumen resmi dan memenuhi persyaratan yang ditentukan.
   AHU menjelaskan bahwa dokumen resmi Indonesia yang akan digunakan di luar negeri harus telah dilegalisasi oleh pejabat publik pada instansi/lembaga penerbit sebelum diajukan untuk layanan Apostille.
   Jadi, jangan langsung mengajukan dokumen tanpa mengecek apakah dokumen tersebut sudah memiliki pengesahan yang diperlukan.
   
   
2. Ajukan permohonan melalui layanan Apostille AHU
   Permohonan diajukan secara elektronik melalui aplikasi Legalisasi Apostille milik AHU.
   Pemohon perlu mengunggah dokumen yang akan diajukan sesuai persyaratan yang ditentukan.
   
   
3. Tunggu proses verifikasi
   Setelah permohonan masuk, dokumen akan melalui proses verifikasi oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.
   Pada tahap ini, keabsahan dan kesesuaian dokumen akan diperiksa berdasarkan persyaratan layanan.
   AHU juga menjelaskan bahwa permohonan dapat ditolak apabila dokumen yang diunggah tidak memenuhi persyaratan, termasuk ketika spesimen pejabat penandatangan belum tersedia dalam database atau dokumen tidak sesuai dengan persyaratan negara tujuan.
   
   
4. Lakukan pembayaran setelah permohonan disetujui
   Jika permohonan telah disetujui, pemohon dapat melanjutkan ke tahap pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku.
   Jangan melakukan pembayaran sebelum permohonan mendapatkan persetujuan, karena alur resmi AHU menempatkan pembayaran setelah proses verifikasi dan persetujuan permohonan.
   
   
5. Cetak Sertifikat atau Stiker Apostille
   Setelah proses pembayaran selesai, tahap berikutnya adalah pencetakan Sertifikat/Stiker Apostille melalui loket layanan sesuai prosedur yang ditetapkan AHU.
   Setelah itu, dokumen dapat digunakan sesuai kebutuhan di negara tujuan, dengan tetap memperhatikan persyaratan dari instansi penerima dokumen.

Berapa Lama Proses Apostille?

Waktu proses dapat bergantung pada kelengkapan dokumen dan hasil verifikasi.

Dalam standar pelayanan Apostille yang diterbitkan Kantor Wilayah Kementerian Hukum, proses layanan tercantum sekitar 2–3 hari kerja. Biaya layanan yang tercantum dalam standar tersebut adalah Rp150.000 per dokumen, berdasarkan ketentuan PNBP yang berlaku.

Namun, perusahaan tetap sebaiknya mengecek tarif dan ketentuan terbaru pada kanal resmi AHU sebelum mengajukan permohonan.

Apostille vs Legalisasi, Apa Bedanya?

Keduanya sama-sama berkaitan dengan penggunaan dokumen lintas negara, tetapi mekanismenya berbeda.

Apostille digunakan untuk dokumen yang akan digunakan di negara yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille dan menerima mekanisme tersebut.

Sementara untuk negara yang bukan pihak pada Konvensi Apostille, mekanisme legalisasi melalui jalur diplomatik atau konsuler dapat tetap diperlukan sesuai ketentuan negara tujuan.

Karena itu, sebelum mengurus dokumen, hal pertama yang perlu diketahui bukan hanya “dokumen apa yang saya punya?”, tetapi juga:

“Dokumen ini akan digunakan di negara mana?”

Status negara tujuan dapat menentukan jalur legalisasi yang harus digunakan.

Jangan Salah di Tahap Awal

Salah satu hal yang bisa membuat proses menjadi lebih lama adalah mengajukan dokumen tanpa memastikan persyaratan negara tujuan.

Misalnya, dokumen sudah mendapatkan Apostille, tetapi ternyata pihak penerima di negara tujuan meminta format atau dokumen tambahan tertentu.

Karena itu, sebelum mengajukan Apostille, sebaiknya pastikan:

• negara tujuan menerima Apostille;
• dokumen termasuk jenis dokumen yang dapat diapostille;
• dokumen sudah diterbitkan dan disahkan sesuai ketentuan;
• nama, tanda tangan, dan data pada dokumen sudah benar;
• pihak penerima di negara tujuan sudah menentukan persyaratan dokumen;
• dan apakah diperlukan terjemahan tersumpah atau dokumen pendukung lainnya.

Apostille dapat menyederhanakan proses legalisasi, tetapi tetap perlu dilakukan dengan dokumen dan prosedur yang tepat.

Untuk Perusahaan, Kapan Apostille Bisa Dibutuhkan?

Dalam kegiatan bisnis internasional, dokumen yang harus digunakan lintas negara dapat muncul dalam berbagai situasi.

Misalnya ketika perusahaan:

• melakukan ekspansi ke luar negeri;
• mendirikan atau mengurus entitas bisnis di negara lain;
• bekerja sama dengan perusahaan asing;
• mengurus dokumen legal perusahaan;
• mengikuti proses administrasi internasional; atau
• perlu menyerahkan dokumen resmi kepada instansi di luar negeri.

Karena itu, Apostille bukan hanya relevan untuk kebutuhan pribadi.

Perusahaan yang melakukan aktivitas lintas negara juga dapat berhadapan dengan kebutuhan autentikasi dokumen.

Kesimpulan

Apostille merupakan mekanisme autentikasi dokumen publik yang membantu menyederhanakan penggunaan dokumen Indonesia di negara lain yang mengakui Konvensi Apostille.

Di Indonesia, layanan Apostille dilakukan melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU), Kementerian Hukum, dengan proses yang mencakup pengajuan, verifikasi, pembayaran setelah disetujui, dan penerbitan Sertifikat/Stiker Apostille.

Yang paling penting, jangan langsung mengurus Apostille sebelum mengetahui negara tujuan dan persyaratan dokumen yang diminta.

Karena dalam urusan dokumen internasional, satu langkah yang salah di awal bisa membuat proses menjadi lebih panjang.

Dokumen siap digunakan bukan hanya karena sudah lengkap, tetapi karena sudah memenuhi persyaratan negara tujuan.

Sumber

1. Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU), Kementerian Hukum – Layanan Legalisasi Apostille
   Sumber resmi mengenai persyaratan dan tahapan pengajuan Apostille di Indonesia, termasuk pengajuan, verifikasi, pembayaran, dan pencetakan Sertifikat/Stiker Apostille. https://layanan.ahu.go.id/ahu/verifikasi/apostille
2. Peraturan Presiden No. 2 Tahun 2021
   Peraturan yang mengesahkan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents atau Konvensi Apostille di Indonesia. Status peraturan tercatat berlaku. https://peraturan.bpk.go.id/Details/158614/perpres-no-2-tahun-2021
3. Hague Conference on Private International Law (HCCH) – Apostille Convention
   HCCH mencatat Indonesia sebagai pihak pada Konvensi Apostille. Indonesia mulai terikat pada Konvensi tersebut pada 4 Juni 2022. https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/
   
   
   

Tags: Apostille, Dokumen Apostille, Legalisasi Dokumen, Apostille Indonesia, Legalisasi Dokumen ke Luar Negeri, Kementerian Hukum