Terjemahan dan Legalization Itu Berbeda

Misalnya sebuah perusahaan memiliki surat kuasa dalam Bahasa Indonesia dan membutuhkan dokumen tersebut untuk digunakan di luar negeri.

Perusahaan kemudian menerjemahkannya ke bahasa Inggris melalui penerjemah tersumpah.

Hasilnya memang sudah berbahasa Inggris, tetapi penerjemahan tidak otomatis mengesahkan dokumen tersebut untuk digunakan di negara tujuan.

Legalization justru menjawab pertanyaan yang berbeda:

“Apakah tanda tangan dan kewenangan pihak yang menerbitkan atau menandatangani dokumen ini dapat diakui?”

Karena itu, sebuah dokumen bisa saja sudah diterjemahkan tetapi masih memerlukan legalization.

Apa yang Sebenarnya Disahkan?

Legalisasi tidak berarti pemerintah memeriksa dan menjamin seluruh isi dokumen.

Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi merupakan pengesahan terhadap tanda tangan, bukan pengesahan atas kebenaran isi dokumen.

Jadi, sederhananya:

Translation = memastikan bahasa dokumen dapat dipahami

Legalization = mengesahkan aspek keaslian tanda tangan atau otoritas yang terkait dengan dokumen

Keduanya memiliki fungsi yang berbeda, sehingga dalam kebutuhan dokumen internasional keduanya dapat diperlukan secara bersamaan.

Apakah Semua Dokumen Harus Dilegalisasi?

Tidak selalu.

Mekanismenya bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, dan jalur pengesahan yang berlaku.

Untuk negara yang menerima Apostille, dokumen tertentu dapat menggunakan mekanisme Apostille sebagai bentuk autentikasi dokumen publik. Indonesia sendiri telah menerapkan Konvensi Apostille, dengan Kementerian Hukum sebagai Competent Authority untuk penerbitan Apostille.

Sementara untuk kebutuhan non-Apostille, legalisasi melalui Kementerian Hukum, Kementerian Luar Negeri, dan dalam kondisi tertentu perwakilan diplomatik negara tujuan dapat tetap diperlukan sesuai persyaratannya. Situs resmi Kemlu saat ini juga membedakan jalur Apostille dan Non-Apostille dalam layanan legalisasi dokumen.

Bagaimana dengan Dokumen Terjemahan?

Ini juga perlu diperhatikan.

Dalam layanan legalisasi, dokumen terjemahan dapat memiliki persyaratan tersendiri. AHU, misalnya, menyebut bahwa untuk dokumen terjemahan, dokumen bahasa asalnya juga perlu dilampirkan dalam proses layanan tertentu.

Untuk dokumen yang menggunakan bahasa asing dalam proses legalisasi di Kemlu, pejabat konsuler juga dapat meminta terjemahan ke Bahasa Indonesia yang dibuat oleh penerjemah tersumpah.

Artinya, jangan menganggap bahwa satu terjemahan otomatis menyelesaikan seluruh kebutuhan legalisasi.

Sebelum Menerjemahkan, Cek Dulu Negara Tujuannya

Salah satu langkah yang paling aman adalah mengetahui terlebih dahulu dokumen akan digunakan di negara mana dan untuk keperluan apa.

Kenapa?

Karena persyaratan dapat berbeda. Ada negara yang menggunakan Apostille, ada yang menggunakan jalur legalisasi, dan ada pula yang memiliki persyaratan tambahan mengenai format, penerjemah, atau dokumen pendukung.

Karena itu, urutan yang lebih aman adalah:

Negara tujuan → Jenis dokumen → Jalur pengesahan → Persyaratan terjemahan → Pengajuan

Bukan:

Terjemahkan dulu → baru mencari tahu harus diapakan.

Jangan Sampai Dokumen Sudah Siap, Tapi Tidak Bisa Dipakai

Kesalahan seperti ini cukup sederhana, tetapi bisa membuat proses menjadi lebih panjang.

Dokumen sudah diterjemahkan, dicetak, bahkan dikirim ke luar negeri. Setelah diperiksa oleh pihak penerima, ternyata masih dibutuhkan Apostille atau legalization.

Akibatnya, dokumen harus diproses kembali.

Untuk kebutuhan bisnis seperti akta perusahaan, surat kuasa, kontrak, sertifikat, atau dokumen administratif lainnya, pengecekan persyaratan negara tujuan sebaiknya dilakukan sejak awal.

Kesimpulan

Dokumen yang sudah diterjemahkan belum tentu sudah siap digunakan di luar negeri.

Terjemahan berfungsi mengubah bahasa dokumen, sedangkan legalization atau Apostille berkaitan dengan autentikasi dokumen sesuai mekanisme yang berlaku.

Karena setiap negara dapat memiliki persyaratan yang berbeda, perusahaan sebaiknya memastikan jalur pengesahan yang tepat sebelum melakukan penerjemahan dan pengajuan dokumen.

Dokumen siap digunakan bukan hanya karena bahasanya sudah benar, tetapi juga karena pengesahannya sudah sesuai dengan negara tujuan.

Untuk kebutuhan document legalization, Apostille, dan certified translation, proses yang tepat dapat membantu perusahaan menghindari pengurusan dokumen berulang. Diaspora Consultant mendukung kebutuhan dokumen lintas negara dengan pendekatan yang disesuaikan dengan tujuan penggunaan dokumen.

Sumber:

Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU), Kementerian Hukum RI. (n.d.). Prosedur Pelayanan Legalisasi Apostille. Kementerian Hukum Republik Indonesia. Diambil dari https://layanan.ahu.go.id/ahu/verifikasi/apostille

Hague Conference on Private International Law (HCCH). Indonesia – Competent Authority. HCCH. Diambil dari https://www.hcch.net/en/states/authorities/details3/?aid=1167

Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Layanan Legalisasi Dokumen. Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Diambil dari https://legalisasi.kemlu.go.id/id

Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Panduan Aplikasi Stempel Asli – Pelayanan Legalisasi Dokumen. Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Diambil dari https://legalisasi.kemlu.go.id/panduan.pdf

Tags: 

Legalisasi Dokumen · Apostille · Legalization Indonesia · Dokumen ke Luar Negeri · Terjemahan Tersumpah · Sworn Translation · Apostille Indonesia · Document Legalization Service